Fondazione con il sud - Bilancio di missione 2024

2. Il modello operativo e valutativo

IL MODELLO ORGANIZZATIVO

Con i Bambini adotta un modello di gestione operativo orientato alla massima trasparenza, affinché il proprio operato possa essere chiaro e accessibile per tutti gli stakeholder.
Per conferire maggior forza a questo principio, a partire dal 2021 è stato adottato un modello organizzativo conforme al D.Lgs 231/01, sottoposto a un costante processo di aggiornamento e di miglioramento (l’ultima revisione, finalizzata a introdurre il dispositivo del whistleblowing, era in corso al 31 dicembre 2023 e si è conclusa nel mese di marzo 2024).
Tenendo conto dell’esperienza maturata negli anni precedenti, in esso è definito il corpus procedurale di Con i Bambini, un sistema di regole che tutti coloro che operano in nome e per conto dell’impresa sociale sono chiamati a osservare, sia nei rapporti interni, sia nelle relazioni con soggetti esterni. L’Organismo di vigilanza è preposto a vigilare sull’attuazione e sull’osservanza del modello.
Il modello operativo identifica le seguenti specifiche procedure (ognuna descritta in uno specifico protocollo interno):

• formazione del bilancio;
• ciclo passivo (acquisto di beni e servizi; assegnazione di consulenze e incarichi professionali a terzi);
• gestione del personale dipendente e dei collaboratori (selezione, assunzione e gestione del personale dipendente e dei collaboratori; gestione dei rimborsi spese, anticipi e spese di rappresentanza);
• gestione dei rapporti con la pubblica amministrazione (presentazione di richieste di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati, nonché presentazione di dichiarazioni; ottenimento di provvedimenti autorizzativi e/o di certificati; richiesta, ottenimento e gestione di finanziamenti pubblici; comunicazione di dati di qualsiasi natura ad enti pubblici; rapporti istituzionali con Ministeri ed enti territoriali; verifiche, ispezioni e accertamenti; pre-contenziosi di qualsiasi natura e contenzioso civile, penale, amministrativo, giuslavoristico, arbitrale);
• gestione dei pagamenti (gestione dei pagamenti; gestione dei conti correnti bancari e relative riconciliazioni; gestione della piccola cassa);
• gestione ed erogazione dei contributi (valutazione ex ante; monitoraggio; liquidazione; revoche).

Ai sensi dell’art. 37 del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, Con i Bambini ha nominato il Responsabile della Protezione Dati (RPD).
Qui di seguito vengono descritte sinteticamente le modalità attuative che informano i due principali processi operativi delle attività istituzionali: la selezione delle proposte di progetto (valutazione ex ante) e il monitoraggio tecnico delle proposte finanziate (valutazione in itinere ed ex post).

LA SELEZIONE DELLE PROPOSTE DI PROGETTO

Al processo di selezione delle proposte di progetto, raccolte in risposta ai bandi pubblicati, partecipano in modo coordinato i seguenti diversi attori, ciascuno con un ruolo specifico e complementare:

• il Consiglio di amministrazione: approva il bando, definisce la procedura di valutazione (inclusi i requisiti di ammissibilità e la “griglia” dei criteri di valutazione) e nomina gli esperti esterni che partecipano al processo di valutazione;
• l’area Attività istituzionali: gestisce l’intero processo valutativo, verificando l’ammissibilità delle proposte pervenute, eseguendo la valutazione di merito delle proposte ammissibili in base a una parte dei criteri di valutazione stabiliti dalla procedura (la restante parte è riservata agli esperti esterni) e offrendo supporto ai proponenti attraverso un’attività di accompagnamento e co-progettazione;
• gli esperti esterni: selezionati tramite avvisi pubblici e nominati dal Consiglio di amministrazione, apportano competenze specialistiche nel settore specifico del bando; effettuano una valutazione di merito delle proposte ammissibili nei limiti definiti dalla procedura di valutazione;
• il gruppo di lavoro: costituito dagli esperti esterni, dai collaboratori dell’area attività istituzionali e dai consiglieri di amministrazione, elabora una proposta di delibera per il Consiglio, basandosi sull’istruttoria svolta dagli uffici;
• il Consiglio di amministrazione: esamina la proposta del gruppo di lavoro, esprime la propria valutazione e delibera la graduatoria finale dei progetti da sostenere e l’importo dei contributi da assegnare.

Questo processo integrato combina le competenze tecniche interne con quelle specialistiche degli esperti esterni e la visione strategica del Consiglio di amministrazione, che possiede una profonda conoscenza del Terzo settore.
I principali criteri di valutazione adottati sono:

• in relazione all’idea proposta:
• coerenza con le finalità del Fondo;
• strategia di intervento ed efficacia potenziale;
• grado di innovazione;
• potenziale impatto sociale misurabile;
• in relazione alle caratteristiche del partenariato:
• livello di competenze e professionalità possedute;
• trasparenza e affidabilità dei soggetti coinvolti;
• capacità di rafforzare la Comunità educante, favorendo la collaborazione tra diversi attori;
• ampiezza della rete e sua rappresentatività territoriale;
• capacità di attrarre risorse aggiuntive da altri soggetti (cofinanziamento);
• con riferimento alla struttura progettuale:
• conoscenza approfondita del problema affrontato e del contesto di riferimento;
• coerenza interna tra obiettivi, strategia, risorse e tempi di realizzazione;
• efficienza nell’utilizzo delle risorse disponibili;
• piano di monitoraggio e valutazione adeguato;
• potenziale di continuità, sostenibilità nel tempo e replicabilità in altri contesti;
• piano di comunicazione efficace per diffondere i risultati e sensibilizzare l’opinione pubblica.

L’elenco dei criteri adottati in ogni bando è definito nella procedura di valutazione approvata dal Consiglio di amministrazione. Questi criteri possono essere modificati o integrati in base alle specifiche esigenze di verifica e alle particolarità degli ambiti di intervento. La procedura stabilisce, inoltre, il peso percentuale di ciascun criterio nel calcolo del punteggio finale.
Una volta che il Consiglio di amministrazione delibera l’assegnazione dei contributi, gli esiti vengono comunicati al Comitato di indirizzo strategico e, successivamente, a tutti i partecipanti. Questo processo garantisce trasparenza e fornisce loro elementi utili per migliorare le progettazioni future.
Per le iniziative in cofinanziamento, è prevista una prima fase in cui un ente del Terzo settore o uno o più cofinanziatori presenta/no un’idea progettuale. L’idea viene valutata dal Consiglio di amministrazione, che ne verifica la coerenza con le finalità generali del Fondo e delibera sulla possibilità di procedere con la progettazione esecutiva, fornendo indicazioni vincolanti, se necessario. L’idea viene preliminarmente sottoposta al vaglio del Comitato di indirizzo strategico nei casi in cui la coerenza con le finalità del Fondo risulti incerta. Successivamente, il proponente presenta un progetto esecutivo completo, che viene istruito dall’area Attività istituzionali e sottoposto alla valutazione finale del Consiglio di amministrazione.
La presentazione dei progetti avviene tramite la piattaforma Chàiros, messa a disposizione gratuitamente da Fondazione Con il Sud.

IL MONITORAGGIO E LA VALUTAZIONE DEI PROGETTI FINANZIATI

Il processo di monitoraggio e valutazione si configura innanzitutto come accompagnamento e supporto ai soggetti attuatori nella realizzazione delle attività progettuali. Esso rappresenta, oltre che una concreta manifestazione di attenzione verso i destinatari dei contributi, un atto di responsabilità e di garanzia nei confronti degli stakeholder sul corretto utilizzo delle risorse e sul raggiungimento degli obiettivi del Fondo.
L’attività di accompagnamento dell’area Attività istituzionali, avviata fin dalla fase di valutazione ex ante, prosegue nella fase attuativa a cura della funzione di monitoraggio. Al fine di garantire la massima continuità al percorso di valutazione ex ante, monitoraggio e valutazione in itinere, finale ed ex post, nei limiti del possibile ogni iniziativa è seguita lungo tutto il proprio percorso attuativo dagli stessi collaboratori di Con i Bambini.
Il processo prevede la raccolta delle informazioni utili per comprendere l’andamento delle iniziative, per verificare il raggiungimento dei risultati attesi, per promuovere la diffusione delle buone pratiche e per intervenire nei casi di criticità. In questo modo è garantito un efficace processo circolare di restituzione delle informazioni e dei dati dal processo di monitoraggio al processo di selezione.
L’attenzione al monitoraggio consente di: i) comprendere l’effetto prodotto dalle iniziative finanziate in termini di numerosità e tipologia delle organizzazioni coinvolte, diffusione delle azioni sul territorio, destinatari dei progetti; ii) valutare se gli interventi finanziati siano conformi alle modalità attuative previste e quali effetti producano sul territorio in termini di efficacia e crescita del capitale sociale, alimentando così progressivamente il processo di programmazione e indirizzo del Fondo e consentendo un sempre maggiore affinamento delle metodologie d’intervento.
L’attività di monitoraggio è articolata in due principali ambiti di analisi: a) il monitoraggio finanziario, che prende in esame i costi sostenuti dai progetti finanziati e prevede un controllo di congruenza, formale e sostanziale, delle spese sostenute; b) il monitoraggio tecnico, che prende in esame i processi di implementazione dei progetti finanziati e il grado di raggiungimento dei risultati attesi e degli obiettivi.
La valutazione, oltre che nel corso dell’attuazione dei progetti (in itinere) e alla loro conclusione, viene prolungata con una rilevazione effettuata a distanza di anni dal termine formale delle iniziative, al fine di rilevare quale eredità esse abbiano lasciato sul territorio (monitoraggio ex post).
Oltre alle informazioni raccolte mediante le schede di verifica (approccio “autovalutativo”, orientato alla massima diffusione possibile nel Terzo settore di una cultura della valutazione e della riflessione controllata sul proprio agire) e ai frequenti contatti di varia natura per la raccolta di informazioni, la supervisione dell’impresa sociale si alimenta delle visite sul campo, che costituiscono un’importante occasione di incontro e di costruzione di alleanze tra l’impresa sociale e i diversi interlocutori locali.
La regolare disponibilità di dati sull’andamento dei progetti e il continuo confronto consentono un esercizio valutativo che approfondisce sia i processi attuativi messi in atto dai singoli progetti, sia i risultati e gli obiettivi conseguiti. Per ciascuna iniziativa viene elaborato, periodicamente, un giudizio di valutazione, che assume diversi significati in relazione al ciclo attuativo del progetto: in itinere, finale ed ex post. Al fine di permettere una lettura comparata sono stati individuati quattro principali ambiti (andamento delle attività; partnership e relazioni territoriali; gestione delle risorse; risultati e obiettivi conseguiti), su cui vengono elaborati giudizi di valutazione basati su criteri di conformità, efficacia ed efficienza.
I risultati del lavoro di monitoraggio sono annualmente elaborati all’interno di una “relazione di monitoraggio”, sottoposta agli organi dell’impresa sociale. Tale momento è utile occasione per riflettere sul lavoro dell’impresa sociale e sul conseguimento dei suoi obiettivi di medio e lungo periodo.