2.3 – Monitoraggio e valutazione delle iniziative finanziate
Il sistema di monitoraggio e valutazione attuato dalla Fondazione è orientato a istaurare rapporti di collaborazione e accompagnamento verso i soggetti beneficiari dei contributi, con l’obiettivo di sostenerli nella realizzazione delle attività progettuali e favorire il conseguimento degli obiettivi previsti.
Il sistema di monitoraggio e valutazione rappresenta, oltre che una concreta manifestazione di attenzione verso i destinatari dei contributi, un atto di responsabilità e di garanzia nei confronti degli stakeholder sul corretto utilizzo delle risorse e sul raggiungimento dei fini istituzionali della Fondazione. Le attività di accompagnamento, monitoraggio e valutazione si avviano durante la fase di progettazione esecutiva delle proposte finanziabili, proseguono nel corso della fase attuativa dei progetti e si concludono diversi anni dopo il termine dei finanziamenti.
Al fine di garantire la massima continuità del percorso di accompagnamento, ogni iniziativa è seguita lungo tutto il ciclo attuativo dagli stessi collaboratori della funzione di Monitoraggio dell’area Attività istituzionali. Il processo di accompagnamento prevede la raccolta delle informazioni utili per comprendere l’andamento delle iniziative, per verificare il raggiungimento dei risultati attesi, per promuovere la diffusione delle buone pratiche e per intervenire nei casi di criticità.
L’attenzione al monitoraggio consente, quindi, alla Fondazione di: i) comprendere l’effetto prodotto dalle iniziative finanziate in termini di numerosità e tipologia delle organizzazioni coinvolte, diffusione delle azioni sul territorio, destinatari dei progetti; ii) verificare se gli interventi finanziati siano conformi alle modalità attuative previste, iii) valutare quali effetti producano sul territorio in termini di efficacia e crescita del capitale sociale.
Il sistema di monitoraggio e valutazione alimenta progressivamente l’attività di programmazione della Fondazione, garantendo un modello circolare gestione delle informazioni dalla la fase attuativa dei progetti alle fasi di definizione delle linee erogative, di istruttoria e di valutazione delle richieste di finanziamento ricevute.
I risultati del lavoro di monitoraggio sono annualmente elaborati all’interno di una “relazione di monitoraggio”, poi sottoposta agli organi sociali della Fondazione. Tale momento è diventato utile occasione per riflettere sul lavoro della Fondazione e sul conseguimento dei suoi obiettivi di medio e lungo periodo.
La liquidazione delle diverse tranche di contributo, come le eventuali modifiche e rimodulazioni dei progetti finanziati sono collegate, nei processi decisionali interni alla Fondazione, alle valutazioni di merito formulate dagli uffici rispetto all’andamento dei diversi progetti.
L’attività di monitoraggio è articolata in due principali ambiti di analisi: a) il monitoraggio tecnico, che prende in esame i processi di implementazione dei progetti finanziati e il grado di raggiungimento dei risultati attesi e degli obiettivi b) il monitoraggio economico-finanziario, che prende in esame i costi sostenuti dai progetti finanziati e prevede un controllo di congruenza, formale e sostanziale, delle spese sostenute;
L’applicazione delle funzioni di monitoraggio avviene attraverso la piattaforma informatica Chàiros (www.chairos.it) progettata e autonomamente sviluppata dalla Fondazione con il Sud.
Attraverso la piattaforma Chàiros è stato possibile implementare due importanti strumenti che caratterizzano il sistema di monitoraggio della Fondazione: i) un’alberatura standardizzata di risultati e indicatori collegati a tutti gli ambiti d’intervento della Fondazione; ii) un sistema strutturato di raccolta dei micro dati relativi ai beneficiari dei progetti che prevedono attività di accompagnamento individualizzato (la “scheda beneficiari”).
La concreta attuazione delle attività di accompagnamento è realizzata mediante l’interazione diretta e continua con i soggetti responsabili e i partner dei progetti finanziati che si basa sul quotidiano servizio di assistenza telefonica, sullo scambio di posta elettronica, sui frequenti meeting on line di confronto con i gruppi di coordinamento, sui sopralluoghi tecnici organizzati nei territori di intervento e presso le sedi di realizzazione delle attività, sugli incontri per ascoltare direttamente i beneficiari.
Il monitoraggio tecnico consente alla Fondazione di svolgere anche una funzione di valutazione sia sui singoli progetti sostenuti che sugli esiti complessivamente prodotti nell’ambito dei diversi bandi e ambiti di intervento.
La valutazione, oltre che nel corso dell’attuazione dei progetti (in itinere) e alla loro conclusione, viene prolungata con una rilevazione effettuata a distanza di anni dal termine formale delle iniziative, al fine di rilevare quale eredità esse abbiano lasciato sul territorio (monitoraggio ex post).
La regolare disponibilità di dati sull’andamento dei progetti e il continuo confronto consentono un esercizio valutativo che approfondisce sia i processi attuativi messi in atto dai singoli progetti che i risultati e gli obiettivi conseguiti. Per ciascuna iniziativa viene elaborato, periodicamente, un giudizio di valutazione che assume diversi significati in relazione al ciclo attuativo del progetto: in itinere, finale ed ex post. Sulla base di un criterio strategico per la Fondazione e trasversale a tutti i progetti, ovvero del conseguimento degli obiettivi specifici, dichiarati dai progetti in sede di ammissione al finanziamento, a ciascun progetto è assegnato un giudizio ordinato all’interno di una scala di intensità costruita su 6 livelli.
Tabella 1 – Scala di valutazione
I singoli giudizi di valutazione sono elaborati per tutte le progettualità considerate “valutabili”, per le quali sono definite e standardizzate le attività di monitoraggio tecnico, e in ciascuno dei momenti formali di verifica tecnica che scandisce il ciclo attuativo dei progetti.
In relazione allo stato di attuazione degli interventi, le valutazioni esprimono significati differenti:
- la valutazione ‘in itinere’ (V1 e V2) esprime l’esito delle verifiche dei processi attuativi e del conseguimento dei risultati intermedi previsti dai progetti. Per ogni iniziativa è realizzata una valutazione ‘in itinere’ ad un terzo (V1) e a due terzi (V2) del suo ciclo attuativo;
- la valutazione finale (V3) esprime il giudizio conclusivo sul contributo apportato dal progetto al conseguimento degli obiettivi previsti e sul cambiamento eventualmente generato sui destinatari diretti e sui contesti di riferimento;
- la valutazione ‘ex post’ (V4), oltre a fornire un’indicazione sulla eventuale emersione dal progetto di un modello efficace di intervento, è orientata a fornire un giudizio sulla continuità nel tempo delle attività e delle relazioni di partenariato.
Il giudizio valutativo su ciascun progetto è accompagnato sempre da un “commento di valutazione” che, con l’obiettivo di informare la direzione, gli organi societari e gli stakeholder sull’effettivo esito dell’intervento, espone in forma sintetica i criteri, le informazioni e i nessi logici sottostanti la formulazione del giudizio di valutazione. I commenti su tutte le singole iniziative in corso sono riportati, divisi per strumento erogativo, nel secondo volume di questa relazione.
